MODIFICA DI STATUTI SOCIETARI DI SOCIETÀ DI CAPITALI (S.R.L. E S.P.A.), DI SOCIETÀ COOPERATIVE ED ALTRI VERBALI DI ASSEMBLEA

• Alcune informazioni di base

L’intervento del Notaio nella fase modificativa delle società rende non più necessari i controlli che in passato venivano svolti per le società di capitali (s.r.l. e s.p.a.) e le cooperative dai Giudici del Tribunale civile; la responsabilità del Notaio è ovviamente accresciuta.

Occorre sottolineare che le modifiche in parola avvengono sulla base delle deliberazioni prese dai soci riuniti in assemblea, di cui il Notaio è il segretario - che redige il verbale in forma di atto pubblico. Naturalmente il Notaio non può fare altro che “verbalizzare”, e non può impedire questa o quella delibera, fermo restando l’obbligo di fornire ogni opportuna consulenza a soci ed amministratori.

Successivamente, però, il Notaio dovrà “omologare” la stessa delibera, verificando che la stessa sia conforme a legge e possa essere iscritta nel Registro delle Imprese, acquisendo così efficacia; in caso negativo, le parti dovranno chiedere al Tribunale civile detta omologa, con notevole dispendio di tempo e con la concreta possibilità che il Tribunale confermi la valutazione negativa del Notaio.

Documenti da produrre per avviare l'istruttoria della pratica:

1. Documenti anagrafici

Scarsi sono i documenti da fornire al Notaio; il Notaio è responsabile, sia penalmente che civilmente, con riferimento all’accertamento della identità delle parti, pertanto i documenti anagrafici da produrre non possono ridursi ad una mera carta d’identità; come insegna la Corte di Cassazione, per fare bene il suo mestiere il Notaio deve chiedere in originale almeno due documenti (muniti di foto) in corso di validità del legale rappresentante della società e, possibilmente, di tutti i soggetti che intervengono all’assemblea.

2. Altri documenti

In questi casi, il Notaio deve operare con riferimento ad enti già esistenti e dunque, al di là degli accertamenti che lo studio può compiere autonomamente, è indispensabile fornire al Notaio la copia dell’atto notarile di costituzione della società, nonchè le copie di tutti gli atti notarili di modifica della stessa.

È importante fornire al Notaio il libro soci della società, nonchè, qualora l’assemblea sia convocata, l’avviso di convocazione e la prova dell’avvenuta ricezione da parte dei destinatari (usualmente avviso di ricevimento della lettera raccomandata).

Per tutte le operazioni sul capitale, inoltre, va fornito al Notaio un bilancio straordinario completo di situazione patrimoniale, conto economico e relazione degli amministratori, aggiornato a non più di due mesi prima della data fissata per l’assemblea.

In caso di conferimento di beni immobili occorreranno tutti i documenti indicati in questo sito per gli atti immobiliari (VAI ALLA SEZIONE ATTI IMMOBILIARI), nonchè una perizia di stima giurata di un revisore contabile.

3. I dati della modifica

È inoltre necessario fornire al Notaio i dati essenziali della modifica che si intende apportare alla società. È inoltre importante segnalare al Notaio particolari esigenze sulla base delle quali andrà redatto il nuovo stauto delle s.r.l./s.p.a.. È comunque opportuno che, anche in questa fase, i soci siano assistiti da un consulente commercialista, il quale potrà fungere da interfaccia col Notaio nella redazione di detti documenti. È invece vivamente sconsigliato produrre allo studio notarile statuti o verbali modificativi già redatti (anche se predisposti da un commercialista), in quanto l’apparente vantaggio - rappresentato dalla circostanza che il Notaio ha già un testo contenente i dati necessari - diventa uno svantaggio a causa della necessità per il Notaio di verificare che il testo stesso non sia in contrasto con norme di legge e sia adeguato alle esigenze delle parti; in questi casi il lavoro a carico del Notaio è maggiore, con inutile dispendio di tempo e denaro per le parti.

Tempi di espletamento della pratica

Di norma, una volta acquisiti tutti i documenti necessari (quelli sopra elencati ed eventuali ulteriori): occorrono 5/6 giorni lavorativi, nell'ambito dei quali il notaio provvede, con l’ausilio dei suoi collaboratori, a predisporre gli atti necessari. In caso di urgenza l’appuntamento può essere fissato anche nei due giorni successivo all’arrivo dei documenti. Naturalmente occorre tener presente che le assemblee dovranno riunirsi previo espletamento della procedura di convocazione prevista da legge e statuto, per cui, in concreto, salvi i casi della c.d. assemblea totalitaria o quasi-totalitaria, occorrerà concordare in tempo utile con lo studio notarile la data dell’assemblea alcuni giorni prima.