A cosa serve il notaio

Il Notaio è, innanzi tutto, un pubblico ufficiale che ha il compito di attribuire certezza alle operazioni poste in essere dai cittadini alla sua presenza: la attestazione notarile delle presenza di una persona in quel luogo e in quel giorno davanti al Notaio è coperta dalla pubblica fede e chiunque è obbligato a riconoscere quei dati come veri (funzione attributiva della pubblica fede).

Proprio in virtù della fede pubblica che il notaio è abilitato ad attribuire agli atti giuridici, a lui è anche demandato il compito di eseguire gli aggiornamenti dei Pubblici Registri:

1) Registri immobiliari (Conservatoria) e Catasto per gli immobili; 

2) Registro Imprese per le società e gli enti economici in genere;

3) Stato civile per le convenzioni matrimoniali ed i riconoscimenti di figli naturali;

4) Registro generale testamenti per gli atti di ultima volontà;

5) Elenco dei protestati per i protesti di cambiali e assegni;

6) Pubblico Registro Automobilistico per gli autoveicoli.

Tutti questi registri sono ovviamente pubblici ed ogni cittadino può accedervi ricavandone informazioni che hanno piena valenza giuridica, ciò vuol dire non solo che queste ultime sono normalmente esatte e veritiere, ma che possono essere usate in una eventuale causa e tutte le parti in lite, oltre al Giudice, devono riconoscerle come vere.
Per avere un esempio di immediata percezione pratica: si pensi che è affidato al Notaio dalle Banche il compito di procedere alle iscrizioni delle ipoteche, necessarie perché le Banche liquidino ai privati le somme concesse a mutuo (ad es. per l’acquisto prima casa).

Il Legislatore, inoltre, consapevole delle capacità dei Notai, ha ad essi affidato anche dei compiti di natura diversa, volti a tutelare interessi generali, quali il controllo formale sul rispetto delle norme urbanistiche e catastali, nonché il controllo sulla costituzione e sulle modifiche delle società di capitali (s.r.l. e s.p.a.).

Spetta infatti al Notaio di rifiutare la stipulazione di atti che abbiano ad oggetto immobili di cui non venga dichiarata la presenza di un regolare Permesso di costruire ovvero con planimetrie di cui non venga attestata la conformità allo stato di fatto; parimenti è compito dei Notai accertare che la nascita delle società e le loro modificazioni degli elementi essenziali avvenga nel rispetto delle norme di legge in materia.
Questa pubblica funzione, tuttavia, è solamente un aspetto dei compiti attribuiti dalla legge al Notaio, poiché egli deve anche:

- accertare che l’atto sia conforme alla volontà delle parti (c.d. compito di “rogare”, “interrogare” la volontà delle parti, da cui il termine ‘rogito’);

- trasfondere la volontà dei privati in un contratto che sia quello più idoneo a raggiungere il risultato pratico che essi si propongono. La mission del notaio è infatti di condurre le parti a stipulare atti validi ed efficaci e che non diano luogo a successive contestazioni tra le parti che condurrebbero a liti e controversi giudiziarie lunghe e costose (funzione di adeguamento ed antiprocessuale);

- verificare che lo scopo che le parti vogliono perseguire è lecito e possibile, ai sensi delle vigenti norme di legge;

Il notaio è anche il pubblico ufficiale istituito per ricevere gli atti tra vivi di ultima volontà (testamenti) ed attribuire ad essi pubblica fede.
Può dunque dirsi che il Notaio è una sorta di “assicuratore” del contratto, che, pur non essendo tenuto a garantire la solvibilità dei debitori e l’adempimento dei loro debiti, il cui compito è di stipulare atti consentiti dalla Legge dopo aver compiuto l’istruttoria sulla inesistenza di vincoli e gravami pregiudizievoli a carico dell’oggetto del contratto e dei quali sia chiamata a rispondere la parte acquirente. 

Il notaio, infine, ha il compito di conservare gli attida lui rogati (ma anche le scritture private da lui autenticate e presso di lui depositate) e di rilasciarne copie, estratti (copie parziali) o certificati (riassunti).

Questa funzione, può sembrare, nell’era della telematica, un inutile orpello di altri tempi… ma non è così!

Al di là del fatto che il Notariato tutto (prima professione in Italia) - e quindi ogni Notaio - è munito di firma digitale, il Notaio può rilasciare o ricevere copie con firma digitale ed è possibile la stipula di atti digitali.

Il sistema, organizzato su una rete di Notai diffusi in tutto il territorio italiano, prevede, infatti, che ogni Notaio conservi gli atti finché è in esercizio in quel distretto; quando viene trasferito o cessa l’attività, questi atti vengono consegnati all’Archivio Notarile competente, che li conserva per cento anni e quindi li invia all’Archivio di Stato. 
Se si aggiunge che il Notaio è soggetto a destituzione se non conserva diligentemente gli atti a lui affidati, si comprende come la legge notarile abbia creato un sistema idoneo a consentire una sicura conservazione e reperibilità di tutti gli atti notarili, permettendo anche di fornire un contributo storico di rilevante entità: attraverso gli atti dei Notai, da secoli, viene ricostruita la Storia del nostro Paese.

Il famoso documento che viene stimato come il primo testo in lingua italiana “Sao ko kelle terre, per kelle fini que ki contene, trenta anni le possette parte S..c..i Benedicti.”…. è un atto notarile.